はじめに
現在、不動産業界では不動産×ITである不動産テックと呼ばれる分野が注目を集めています。不動産テックとは、不動産に関連する事業や業務にテクノロジーを取り入れ、新たな価値を生み出す際、それを実現するための製品やサービスに使われる言葉です。「Prop Tech（プロップテック）」や「Real Estate Tech（リアルエステートテック）」と呼ばれることもあり、既存の不動産会社だけでなく、多くのベンチャー企業や投資家たちの関心を集めています。雑誌やセミナーなどでも大きく取り上げられており、先日行われた「賃貸住宅フェア2019」でも不動産テックのみのセミナーエリアが設けられ、多くの賑わいを見せていました。弊社課長の樫本も「ロボットが事務作業をすらすらこなす。RPA、管理会社の導入効果と課題」というセミナーにて登壇させていただきました。
さて、一口に不動産テックといっても多くのテクノロジーや商品があります。その中でも当社で既に導入しているRPA（Robotic Process Automation）と電子契約とデータ活用についてご紹介させていただければと思います。
■RPA
弊社は現在、賃貸管理部門での業務効率化に力を入れており、その中でもRPAは弊社管理業務において年間1500時間の業務時間の削減を実現しています。RPAとは、事務作業の中のルーティーンワーク、例えばエクセルの内容を基幹システムに転記する作業をRPAに覚えさせる（設定する）ことにより、RPAを起動するだけで、自動で作業を行うことが可能になります。当社では現在このRPAを広告料の支払確定業務、マイソク用写真のアップロード業務や基幹システムの情報連携で活用をしています。これらによりバックオフィスでの業務効率化はもちろんですが、空室募集までの時間が格段に短くなりました。またRPAは他システムとの連携により、さらに効果を引き出すことができ、広告料の支払確定業務ではOCR（Optical Character Recognition/Reader）ともシステム連携をしています。広告料に限らず請求書の多くは紙のため請求情報を紙からデータへ起こすという作業が発生します。ここをOCR（紙の文書を解析し、その中にある文字をデータで起こすシステム）と連携させることで、紙で行われる事務作業も自動化することができています。また、RPAの作成を外注している企業が多いのですが、弊社では自社開発をしています。これによりバックオフィスの要望をダイレクトにRPAに反映することが可能で、現場の要望と出来上がったRPAにギャップがなくスムーズな作成ができています。
現在挙がっている要望のすべてをRPAで自動化できると、年間47000時間の業務時間の削減が可能となる見込みです。
■電子契約
まだまだ不動産業界は紙が多い業界です。請求書や賃貸借契約書など管理しなければいけない書面は多く存在します。前述のRPAでの取り組みは紙で行われている業務の効率化をするものでしたが、そもそも紙を少なくしていこうという取り組みも行っております。その代表的なものが電子での契約締結です。電子契約とは電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、サーバーやクラウドストレージなどに電子データを保管しておく契約方式です。弊社ではまず更新契約での電子契約を試験的に実施しています。月に400件ほどある更新契約業務の7割を電子契約で行うことができる見込みで、業務時間で年間1000時間の削減効果が期待できます。
今後この電子契約を工事の発注書・発注請書、賃貸借契約書、売買契約書にも応用させていく予定です。
また、賃貸借契約書の電子契約については法律上の問題はないものの、重要事項説明書のみ電子化は認められませんでした。しかし、令和元年10月より電子化実験がスタートします。賃貸借契約書は電子化をしても重要事項説明書は書面で出さなければならず、賃貸借契約の完全自動化はできなかったのですが、この社会実験の結果として、重要事項説明書の電子化が認められると、賃貸借契約のプロセスの完全自動化も実現可能となります。弊社でも社会実験の結果如何で重要事項説明書も含めた賃貸借契約プロセスの完全自動化に近づいていくことで、入居者様にもスムーズな契約をしていただけるようにできればと考えています。
まとめ
このように当社では多くのシステムを活用しています。今後もさらに良いシステム、不動産テックを活用していくことで業務効率化と管理業務の質の向上を目指しています。しかし、弊社だけが効率化を進めても限界があります。今後目指していくべきところは、不動産業界全体に働きかけ、業界全体での効率化を実現することです。そのために今後、不動産テック領域での積極的な働きかけをしていく必要があります。そしてより良い管理サービス、商品を投資家様、入居者様、さらには取引業者様に提供できるよう努めてまいります。
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